Новая трудовая книжка заполнение. Заполнение раздела «Сведений о награждениях»

Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.

Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история.

Внешний вид документа

Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:

Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».

Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.

Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:

Российское законодательство о трудовых книжках

Следует отметить отдельное Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (см. ссылку www.consultant.ru), где регламентируется общий порядок действия с данным документом (порядок оформления, правила ведения, а также выдачи после увольнения), а также ст. 2-3 устанавливаются форма ТК и вкладыша в ТК.

Кроме того, Трудовой Кодекс РФ определяет практическое значение книжки о трудоустройстве. О чем свидетельствуют ст. 63, ст. 66, ст. 77. (см. ссылку rulaws.ru)

Законодатель отдельно выделил инструкцию по заполнению документа, которая утверждена Министерством Труда РФ 10.10.03, № 69 (см. ссылку normativ.kontur.ru)

Основные параметры

Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.

У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.

Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.

Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:

Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).

Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.

Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:

Год – ХХХХ.
Месяц и день – ХХ.

В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017

Язык заполнения – официальный язык страны/республики.

Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!

Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.

Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:

По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.

Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:

Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.

На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.

По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.

Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:

письменное согласие одного из родителей.
работа не будет мешать учебе.

С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.

Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.

Выдача чистого бланка (скачать в doc)

Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:

если гражданин устроился на работу впервые.
если ранее им была утеряна трудовая книжка.

Так выглядят чистый бланк ТК:

Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.

Внесение данных в документ

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.

Образование.
Дата рождения.
Специальность, присвоенная после окончания обучения.
Дата заполнения.
Подпись.

Документы, необходимые для заполнения

Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:

Паспорт сотрудника.
Документ о высшем или среднем образовании.

На основании данных документов заполняется титульный лист.

Образец заполнения титульного листа

Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.

Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:

Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе – исключительно письменно, от руки.
Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Мнение экперта

Юрист гражданско-правововой специализации. Работает в Кинельском районном суде Самарской области - секретарь судебного заседания.

Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.

С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.

Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru , с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.

А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.

В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
На основе подписанного заявления составляется приказ.
На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
Во второй – впишите дату.
Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

в приказе,
в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

Поставьте следующий порядковый номер.
Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

«Запись за номером 45 недействительна
Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

акт об отсутствии на рабочем месте;
докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

Название вашей компании.
Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
диплом об образовании;
журнал учета трудовых книжек;
свидетельство ИП или Устав организации;
гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

названия компании (вкл. правовую форму);
типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

Ф И О владельца;
дату рождения (в числовом выражении);
уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, указанной в дипломе;
дату открытия трудовой книжки;
подпись сотрудника;
подпись лица, заполнявшего документ;
гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
Дату приема на работу и других событий.
Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

«Трудовая книжка прием на работу - образец заполнения» — такой вопрос может задать в поисковике даже в достаточной мере опытный кадровик, не раз заполнявший трудкнижки. Каковы основные нюансы составления соответствующего образца в 2018 году и где можно загрузить его, узнайте в материале далее.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: последовательность действий кадровика

Изучим, в какой последовательности специалист кадровой службы фирмы-работодателя должен закреплять оформление сотрудника на работу в его трудовой книжке.

Прежде чем заполнять трудкнижку, кадровик должен убедиться в том, что к этому моменту подписан договор между сотрудником и работодателем, а также издан приказ руководителя фирмы о приеме человека на работу. Затем, оснастившись ручкой с черными, синими или же фиолетовыми чернилами, сотрудник кадровой службы может заполнять трудкнижку.

Оптимальная последовательность действий кадровика такова:

заполнение графы 3 основного раздела трудкнижки — «Сведений о работе»;
заполнение графы 1 соответствующего раздела;
заполнение графы 2;
заполнение графы 4.

Данная последовательность, как часто показывает практика работы российских кадровиков, позволяет свести к минимуму ошибки при работе с трудкнижкой.

Если человек оформляется на работу впервые, то кадровику к тому же понадобится заполнить и титульный лист документа.

Рассмотрим теперь особенности выполнения каждого действия подробнее. Начнем с заполнения титульного листа трудкнижки — условимся, что необходимость в этом есть.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: титульный лист

Заполнение титульного листа трудкнижки не должно вызывать сложностей. На нем фиксируются:

фамилия, имя, отчество, дата рождения работника (в формате XX.XX.XXXX, как в паспорте);
образование работника (по диплому, аттестату);
его профессия или специальность в соответствии с документом о присвоении специальности или квалификации (далее в статье мы рассмотрим данный нюанс подробнее);
дата заполнения документа;
подпись работника;
подпись сотрудника кадровой службы компании, в которой оформляется трудкнижка, — как можно более разборчиво (идеальный вариант для кадровика — вписать свою фамилию от руки);
печать фирмы.

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: внесение данных в графу 3 «Сведений о работе»

В графе 3 основного раздела трудкнижки в первой из доступных строк сверху фиксируется полное и сокращенное название фирмы-работодателя. Если в распоряжении кадровика есть штамп фирмы, в котором оба реквизита указаны, — можно использовать его и пропечатать таким образом соответствующие реквизиты в трудкнижке.

На следующей доступной строке, расположенной ниже тех, в которых вписано название фирмы, указывается название должности нанимаемого сотрудника в составе фразы «принят на должность». Если в трудовом договоре определено, в каком структурном подразделении фирмы работает сотрудник, то сведения об этом также вносятся в соответствующие строки графы 3. Если нет — то ничего об этом в трудкнижку вписывать не нужно.

Данные, указываемые в разделе «Сведения о работе» трудкнижки и не имеющие отношения к увольнению, не должны заверяться какими-либо подписями или печатями. В свою очередь, те сведения, которые фиксируются в документе при увольнении сотрудника, заверяются подписями работника кадровой службы и увольняющегося сотрудника, а также печатью фирмы.

Заполнение графы 1

После заполнения графы 3 раздела «Сведения о работе» можно переходить к внесению сведений в графу 1 соответствующего раздела. В ней фиксируется порядковый номер записи в трудкнижку. Он обязательно должен быть на единицу больше, чем тот, что соответствует предыдущей записи. Самая первая запись в трудкнижку — о приеме на работу человека первым работодателем — должна иметь номер 1, вторая (например, отражающая факт увольнения) — 2. Новый работодатель должен будет заполнять трудкнижку, используя порядковый номер 3 и следующие цифры.

Порядковый номер записи в трудкнижку фиксируется в строке, расположенной напротив первой строки, начиная с которой указываются сведения в графе 3, содержащие наименование должности сотрудника, — то есть напротив словосочетания «принят на должность».

Заполнение графы 2

После заполнения графы 1 оптимально будет осуществить внесение данных в графу 2 раздела «Сведения о работе» трудкнижки.

В графе 2 фиксируется дата начала работы нанимаемого сотрудника фактически — с первого дня его явки на работу. Она необязательно будет совпадать с той, которая фигурирует в приказе, или соответствовать дате заполнения трудкнижки кадровиком.

Дата приема сотрудника на работу фиксируется в строке, располагающейся на одном уровне со строкой, в которой указывается порядковый номер записи в трудкнижку (в графе 1), и той, с которой начинает вводиться информация о должности работника (в графе 3).

Заполнение графы 4

Следующее действие кадровика — заполнение графы 4 раздела «Сведения о работе». Здесь все довольно просто. Необходимо вписать в строку, располагающуюся напротив той, в которой присутствует словосочетание «принят на должность», слово «Приказ», после чего указать дату и номер соответствующего документа, удостоверяющего факт приема сотрудника на работу.

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы

Изучим, какие еще нюансы характерны для процедуры заполнения трудкнижки кадровиком при оформлении сотрудника на работу.

желательность указания полного наименования ИП, если работодатель имеет соответствующий правовой статус (то есть в первом поле графы 3 пишем «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич»);
недопустимость каких-либо сокращений при записи текста на страницах трудкнижки;
необходимость вписывать сведения только в чистые поля трудкнижки (на них не должно быть каких-либо надписей или следов печати предыдущего работодателя).

Где можно скачать образцы оформленных трудовых книжек?

Эксперты нашего портала подготовили для вас отдельный файл с образцами страниц трудкнижки, отражающими специфику заполнения данного документа при оформлении сотрудника на работу, — с учетом тех нюансов, которые мы рассмотрели выше. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу в 2018 году можно скачать по ссылке ниже.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку, узнайте из статьи .

Итоги

Трудовая книжка — документ, который важно вести без ошибок. Это касается фиксации в нем любой информации — в том числе и той, что отражает процедуру оформления сотрудника на работу. Данная процедура может предполагать последовательное заполнение сразу нескольких разделов и граф трудкнижки.

Изучить иные нюансы документооборота в кадровом менеджменте вы можете в статьях:

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
Образование сотрудника.
Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

Как оформить книжку в части сведений о работе

В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Впервые

Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Дубликат

Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

Копия

Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

Паспорт.
СНИЛС.
Трудовую книжку.
Военный билет.
Водительские права.
Документы об образовании.

Для водителя

Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

Для граждан РБ

Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

можно на нашем сайте.

Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

Как открыть продуктовый магазин .

Как вносить исправления

Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Особенности аннулирования записи

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

Вконтакте